Comparación de los 15 mejores software de gestión de proyectos + PROS/CONS (2024)

Esta revisión del software de gestión de proyectos cubre 15 herramientas y toda la información que necesita para elegir la adecuada para usted, incluidos los pros y los contras, los precios, las funciones, las integraciones y las capturas de pantalla.

A continuación se muestra un desglose del mejor software de gestión de proyectos de esta lista, completo con capturas de pantalla, descripciones de funciones y precios.

El software de gestión de proyectos es uno de los favoritos entre los directores de proyectos. Podríamos terminar ahogándonos en un mar de hojas de cálculo, post-it y papeleo si no lo tenemos.

Podría ser lo único que nos impida la destrucción total.

“La gestión de proyectos se puede definir como una forma de desarrollar la estructura de un proyecto complejo, donde se unen las variables independientes de tiempo, costo, recursos y comportamiento humano”. ~Rory Burke

Por lo tanto, conoce las ventajas del software y sabe que necesita ayuda con la organización y la colaboración.

Sin embargo, la pregunta "¿Cuál es el mejor software de gestión de proyectos?" es probablemente la incorrecta. Más bien, pregúntese: "¿Cuál es la mejor aplicación de gestión de proyectos para nuestro proyecto y equipo?". el proyecto, su flujo de trabajo, su equipo, el tamaño del proyecto, su conjunto de herramientas de gestión de proyectos existente y, por supuesto, su presupuesto.

Para ayudarlo a resolverlo, hemos reunido una comparación de las herramientas de administración de proyectos que probablemente ya haya encontrado en su búsqueda.

Hemos enumerado lo que cada herramienta hace mejor, los beneficios de las herramientas, enlaces a revisiones detalladas y capturas de pantalla para mostrarle cómo se ve la interfaz.

Esperamos que esto lo alivie del trabajo pesado y filtre parte del ruido de fondo.

Hemos intentado cubrir una amplia gama de opciones de soluciones de gestión de proyectos en este artículo.

El que elija estará determinado por la funcionalidad de su flujo de trabajo y las características que necesita para que funcione sin problemas.

Cuando las herramientas son tan similares que elegir entre ellas se reduce a planes gratuitos, escalabilidad de precios o interfaz de usuario, he incluido todos estos detalles cuando corresponde.

Mejor software de gestión de proyectos

1. Monday.com

Lo mejor para crear flujos de trabajo personalizados entre equipos.

Hulu, BBC Studios, Coca-Cola, L'Oréal Paris, Adobe y Deezer se encuentran entre las empresas que utilizan el galardonado software de gestión de proyectos de Monday.com.

La gestión de recursos y proyectos, el seguimiento del tiempo, la colaboración y los informes son solo algunas de las funciones disponibles en Monday.com para la gestión de proyectos.

Los usuarios pueden, por ejemplo, adjuntar archivos a tarjetas, dejar comentarios, mencionar a compañeros de equipo, etc. También tiene un fantástico panel de informes de proyectos que puede recopilar datos de múltiples tableros, lo que permite un mejor seguimiento del progreso.

Si bien monday.com no proporciona el mismo conjunto completo de herramientas de contabilidad y facturación de proyectos que otras herramientas, puede usarlo para realizar un seguimiento de las horas, los cronogramas y las facturas.

En general, es una herramienta altamente personalizable que le permite trabajar en cualquier Kanban u otra metodología que mejor se adapte a su proyecto y equipo.

También hay algunas herramientas de flujo de trabajo útiles para automatizar partes de su proceso.

Para obtener una descripción general completa de la herramienta, así como un breve tutorial en video de las funciones básicas, lea nuestra reseña de monday.com.

Las aplicaciones de gestión de proyectos como Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform y muchas otras están disponibles a través de las integraciones de Zapier de Monday.com.

Monday.com cuesta desde $8/usuario/mes y viene con una prueba gratuita de 14 días. Ofrecen un plan gratuito para hasta 2 usuarios.

Ventajas

• La colaboración es un enfoque principal.
• Hay una larga lista de integraciones compatibles.
• Un flujo de trabajo o un tablero se pueden personalizar fácilmente.
• Codificación visual y de colores personalizable

Inconvenientes

• Un complicado sistema de precios
• Los diagramas de Gantt están bloqueados en la estrategia de nivel medio.
• Es posible que sea demasiado poderoso para grupos pequeños.

2. Wrike: el mejor software de gestión de proyectos para grandes organizaciones

Lo mejor para escalar organizaciones.

Wrike es un software de gestión de proyectos galardonado que funciona bien para grupos de cinco o más personas porque admite un número ilimitado de usuarios.

Los usuarios pueden personalizar flujos de trabajo, tableros, informes y formularios de solicitud con la herramienta, que es altamente configurable.

Los usuarios pueden cambiar entre tableros Kanban, diagramas de Gantt interactivos de arrastrar y soltar y vistas de carga de trabajo tradicionales en la sencilla interfaz de Wrike, lo que les permite visualizar sus prioridades como quieran.

Listas de tareas, subtareas, programaciones, flujos de trabajo compartidos, uso compartido de archivos y comunicación y colaboración en tiempo real están disponibles en Wrike.

Con herramientas de informes de rendimiento, administración y asignación de recursos y otras funciones, los usuarios pueden obtener información avanzada sobre sus proyectos.

La interfaz y la navegación de Wrike son fáciles de usar e intuitivas, con distintos espacios, carpetas y tareas. Se puede acceder a hojas de tiempo, tableros, calendarios, informes y flujos desde la pantalla de inicio (para notificaciones y mensajes).

Wrike también cuenta con un extenso centro de ayuda que incluye capacitación interactiva, videos, una guía de "inicio" y una comunidad próspera.

Wrike también tiene una serie de soluciones personalizadas para diferentes tipos de equipos y organizaciones, como equipos de marketing y equipos de servicios profesionales.

Los usuarios también pueden experimentar con una serie de plantillas diferentes para procesos organizativos comunes. Si desea obtener más información, puede leer nuestra revisión detallada de Wrike o ver nuestro video tutorial de características breves.

El costo por usuario por mes comienza en $9.80. Hay cuatro opciones de precios diferentes, incluida una versión gratuita y planes que permiten a los colaboradores externos gratuitos unirse a una cuenta paga.

PROS

• Ver los mismos datos de varias maneras
• Modelado de tareas que es holístico y completo
• Existen numerosas opciones y oportunidades de personalización.

CONTRAS

• En el plan freemium no hay subtareas.
• No hay acceso sin conexión.
• El sistema de comentarios es bastante simple.

También echa un vistazo a nuestra comparación, Asana frente a Wrike para ver cómo se comparan estas dos herramientas.

3. ClickUp

Lo mejor para usuarios/asientos ilimitados

ClickUp es una poderosa herramienta de software de administración de proyectos que le permite administrar y completar todos los proyectos de su equipo en un solo lugar.

Los usuarios pueden usar un espacio de trabajo centralizado para planificar proyectos, programar tareas y administrar recursos, así como comunicarse y colaborar con miembros del equipo y visitantes.

Las funciones de administración de tareas incluyen listas de verificación de tareas, subtareas y plantillas, así como la capacidad de filtrar, ordenar, buscar, reordenar y ver tareas de la manera más eficiente para el equipo. Para visualizar tareas, los usuarios pueden crear diagramas de Gantt, calendarios y cronogramas.

ClickUp también tiene características de creación, uso compartido y edición colaborativa de Wiki y documentos.

Para mejorar la comunicación y la colaboración, los usuarios pueden comentar documentos y tareas, asignar comentarios y chatear con otros miembros del equipo.

La capacidad de crear paneles personalizados, así como seis tipos de informes integrados para informes de equipos, se encuentran entre las funciones de informes.

ClickUp tiene integraciones nativas con Slack, G Suite, Dropbox y muchas otras herramientas, así como integraciones de Zapier con más de 1,000 más.

El plan gratuito de ClickUp es completo e incluye todas las funciones esenciales. El plan ilimitado comienza en $5 por usuario por mes e incluye más funciones.

Ventajas

• Se permiten miembros ilimitados bajo el plan gratuito para siempre.
• Todos los niveles de cuentas pagas incluyen almacenamiento de archivos ilimitado.
• ¿Es posible enviar por correo electrónico (crear) una tarea directamente desde Outlook?

Inconvenientes

• Solo las cuentas pagas tienen permisos de invitado de solo lectura.
• Solo los planes pagos tienen acceso al conjunto de informes.
• Las opciones de personalización granular requieren una configuración prolongada.

4. Hoja inteligente

Lo mejor para flexibilidad y personalización

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos que parece una hoja de cálculo. Ha recibido varios premios por convertirse rápidamente en una popular aplicación de negocios.

Si está acostumbrado a trabajar en Excel pero quiere descansar de las fórmulas complicadas, Smartsheet es un buen software de gestión de proyectos que puede probar.

Smartsheet hace todos los cálculos por usted en varias hojas. Los proyectos individuales también pueden tener logotipos de marca personalizados y temas de color.

Smartsheet incluye herramientas de gestión de proyectos como la automatización del flujo de trabajo y la visualización de tareas en las vistas de Gantt, calendario y tarjeta.

Los miembros del equipo reciben notificaciones en tiempo real de los cambios críticos, y la herramienta proporciona vistas compartidas, historial detallado, registros de actividad, alertas automáticas, recordatorios e informes de estado para mantener a todos en la misma página.

Para realizar un seguimiento de los hitos importantes, la función Critical Path resalta todas las tareas que tienen un impacto directo en la fecha de finalización de su proyecto.

Esta herramienta tiene una función de informes sólida, con informes resumidos editables que se pueden exportar fácilmente a Excel.

Si desea obtener más información sobre Smartsheet, lea nuestra revisión detallada o mire nuestro breve video tutorial sobre algunas de sus funciones básicas.

Las aplicaciones de Microsoft y Google se encuentran entre las integraciones de Smartsheet, al igual que las herramientas de desarrollo como Jira y las aplicaciones comerciales como Salesforce, ServiceNow, Slack, Box y Tableau. Una API REST y webhooks hacen que la plataforma sea extensible.

Smartsheet está disponible por $7 por usuario al mes, con un mínimo de 3 y un máximo de 25 usuarios. También ofrecen una prueba gratuita de 30 días.

PROS

• Conexiones de hoja a hoja
• Hay numerosas plantillas de proyectos y recursos disponibles.
• Compartir es simple.
• Tableros que son fácilmente personalizables

CONTRAS

• Los conectores de Jira, Salesforce y Dynamics solo están disponibles en el plan Premier.
• Los cambios no se reflejan en tiempo real.
• Los colores en el gráfico no se pueden cambiar.

Para obtener más información sobre opciones similares, consulte este alternativa de hoja inteligente.

5. MeisterTask

Lo mejor para los límites WIP

MeisterTask es una herramienta de gestión de tareas y proyectos basada en la web diseñada para gestionar proyectos ágiles en tableros de estilo Kanban.

Las interfaces fáciles de usar, la funcionalidad intuitiva y las integraciones perfectas con otro software de proyecto son características de la herramienta.

Los tableros de proyectos coloridos y personalizables se encuentran entre las características de la herramienta, al igual que otras características destinadas a hacer que los proyectos sean más ágiles, productivos y efectivos.

La función de línea de tiempo permite la gestión de la carga de trabajo al proporcionar una descripción general de las tareas al estilo de Gantt que permite a los usuarios identificar cuellos de botella y mantener el flujo de trabajo sin problemas. También se pueden configurar automatizaciones para acelerar el trabajo manual y automatizar la finalización de tareas recurrentes.

También están disponibles las fechas de vencimiento, el seguimiento del tiempo, los asignados, los observadores, las listas de verificación, las etiquetas y otras funciones de administración de tareas.

Los comentarios, las @menciones, las notificaciones y los archivos adjuntos en línea están disponibles en MeisterTask (incluidas las integraciones con almacenamiento externo en la nube).

MeisterTask es fácil de usar y no requiere capacitación formal ni incorporación.

Slack, Microsoft Teams, G Suite, Zapier, IFTTT, MindMeister y otros se encuentran entre las integraciones de MeisterTask.

MeisterTask tiene un plan freemium que te permite trabajar en hasta tres proyectos por $8.25 al mes. Se incluye una prueba gratuita de 30 días con sus planes pagos.

PROS

• Funcionalidad intuitiva y una interfaz fácil de usar
• Es posible automatizar tareas recurrentes.
• Función de línea de tiempo al estilo de un diagrama de Gantt para programar tareas en un calendario

CONTRAS

• Las tareas que se repiten solo están disponibles para usuarios pagos.
• No existe una aplicación de escritorio para Linux.
• No hay subtareas disponibles; solo están disponibles los elementos de la lista de verificación.

6. Pronóstico.app

La mejor herramienta de planificación de proyectos nativa de IA.

Forecast es una plataforma de gestión de proyectos y recursos todo en uno utilizada por agencias, empresas de software y empresas de consultoría en más de 40 países de todo el mundo.

Incluye herramientas para administrar todo, desde cotizaciones hasta facturas, así como automatización inteligente para predecir fechas de entrega de proyectos, pronosticar necesidades de capacidad y aumentar la eficiencia. Su IA crea reglas basadas en datos de usuario utilizando aprendizajes acumulativos de cientos de miles de proyectos.

Echemos un vistazo a las características. La función de programación automática es útil para programar proyectos, estimar y asignar recursos a tareas automáticamente.

Tiene un módulo de arrastrar y soltar que te permite cambiar rápidamente de planes y recursos. Otra característica interesante es que la herramienta crea un presupuesto para cada proyecto automáticamente, completo con métricas financieras clave para el seguimiento de los costos planificados frente a los reales.

También le permite comparar y contrastar diferentes tipos de facturación (precio fijo, tiempo y materiales) en tiempo real. Dispone de informes avanzados en tiempo real que puedes personalizar.

Forecast también agregó una característica única en su tipo para administrar proyectos en base a un anticipo. Un tablero con períodos de retención y totales le permite realizar un seguimiento de las finanzas del proyecto en curso mientras controla las cargas de trabajo del personal y el tiempo de entrega.

Están disponibles varias integraciones llave en mano con herramientas populares de gestión de proyectos, así como sincronización bidireccional con Jira en el mercado. También agrega capacidades de PM a sistemas de contabilidad como Quickbooks y Xero.

Con un requisito mínimo de 10 puestos, los costos de Forecast comienzan en $29/usuario/mes. Hay disponible una prueba gratuita de 14 días.

PROS

• Tareas de hoja de cálculo que son predictivas
• Puede administrar los recursos de múltiples proyectos
• Los proyectos y los cronogramas son fáciles de planificar.

CONTRAS

• En lugar de estar separados, los datos de hitos se agrupan.
• Las tarifas de incorporación/capacitación son adicionales.
• La curva de aprendizaje es más pronunciada.

7. Kintone: software de gestión de proyectos para crear flujos de trabajo personalizados

Lo mejor para crear flujos de trabajo de proyectos personalizados

Kintone es una plataforma de software de gestión de proyectos flexible que utilizan los equipos de Volvo Trucks North America, Japan Airlines, Shiseido y más de 23,000 XNUMX empresas de todo el mundo.

Su enfoque único para la gestión de proyectos y tareas le permite crear una amplia gama de "aplicaciones" personalizables para la gestión de datos, procesos comerciales y flujos de trabajo, ya sea desde cero, utilizando plantillas o desde sus hojas de cálculo existentes.

La gestión de proyectos, CRM de ventas, bases de datos de clientes, informes de gastos, listas de tareas compartidas, gestión de equipos, comentarios sobre productos y mucho más se pueden personalizar con las aplicaciones de Kintone.

Kintone le permite crear aplicaciones de seguimiento de proyectos sin código arrastrando y soltando elementos como campos de texto enriquecido, campos de fecha, menús desplegables, campos numéricos con cálculos integrados, espacios adjuntos, menús de selección de usuarios o grupos, datos relacionados de otros aplicaciones, tablas y más en la página.

Puede usar la aplicación para administrar más fácilmente cualquier dato y tarea que usted y su equipo necesiten rastrear una vez que la haya creado.

Su solución de seguimiento de proyectos también puede verse y funcionar de la manera que desee con notificaciones y recordatorios personalizados, así como configuraciones de permisos detalladas.

Las funciones de Kintone para filtrar y priorizar tareas por campo de datos o miembro del equipo para generar informes personalizados o vistas de panel, así como la capacidad de automatizar recordatorios y traspasos entre miembros del equipo para flujos de trabajo de varios pasos, lo hacen ideal para el seguimiento de proyectos.

Los equipos también pueden discutir proyectos directamente en la aplicación y en hilos basados ​​en temas o proyectos, gracias a las funciones de comunicación integradas de Kintone.

Todo lo que su equipo necesita para su proyecto está organizado en "espacios" dedicados, incluidas aplicaciones de seguimiento de tareas e hilos de conversación en los que se pueden realizar búsquedas.

Es difícil saber por dónde empezar cuando se trata de personalizar Kintone. Para ver rápidamente cómo funciona el generador de arrastrar y soltar, lea el blog de inicio "¿Qué se puede construir con Kintone?" o vea Creación de una aplicación desde cero.

Kintone ofrece complementos nativos gratuitos creados por el equipo de Kintone, así como integraciones pagas de Zapier o API con otras herramientas como Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Tableau, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Eventbrite, WordPress, QuickBooks, MailChimp y muchas más. .

Kintone cuesta $24 por usuario al mes, con un mínimo de 5 usuarios. Las organizaciones sin fines de lucro y los educadores pueden obtener una prueba gratuita de 30 días (no se requiere tarjeta de crédito) y precios con descuento.

Como parte de la prueba gratuita, el equipo de Kintone también proporciona una creación de aplicación personalizada gratuita.

PROS

• Precios flexibles, incluidos descuentos para escuelas y organizaciones sin fines de lucro.
• Las cuentas de administrador tienen una gran cantidad de herramientas de personalización a su disposición.
• Los datos son fáciles de recopilar y manipular en informes atractivos.

CONTRAS

• No hay un plan de usuario único disponible (mínimo 5 usuarios)
• Cada nivel de precios tiene un límite de almacenamiento de 5 GB por usuario.
• No hay plantillas nativas para proyectos comunes o tipos de documentos.

8. FunciónFox

Lo mejor para equipos creativos y agencias

FunctionFox fue creado por profesionales creativos para profesionales creativos e incluye herramientas fáciles de usar para ayudarlo a crear cronogramas detallados de proyectos, realizar un seguimiento de su progreso con diagramas de Gantt y calendarios interactivos, administrar sus recursos con asignaciones de acciones y listas de tareas, y comunicarse y colaborar a través del blog del proyecto.

Debido a que FunctionFox está completamente basado en la web, permite que los usuarios remotos y en la oficina colaboren en tiempo real.

La herramienta intuitiva de programación de proyectos de FunctionFox le permite asignar trabajo a su equipo a través de asignaciones de acciones, establecer hitos para fechas importantes dentro de un proyecto y programar reuniones de proyectos.

Supervise los cronogramas de los proyectos con diagramas de Gantt interactivos y calendarios de proyectos, y vigile la capacidad de su equipo con listas de tareas pendientes y la herramienta de disponibilidad.

La función de blog del proyecto permite que su equipo se comunique en tiempo real, y la herramienta también incluye informes completos y flexibles que se pueden exportar a Excel.

FunctionFox es fácil de usar, y los tutoriales y el soporte proporcionado lo hacen aún más fácil. El servicio al cliente es ilimitado, continuo y está incluido en el precio de la suscripción.

También hay un centro de ayuda en el sitio web de FunctionFox, así como archivos de ayuda detallados incluidos con el software.

El plan FunctionFox Premier viene con herramientas de programación de proyectos. Los usuarios pueden programar proyectos y realizar un seguimiento de los plazos sobre la marcha utilizando el sitio móvil, las aplicaciones de iPhone/iPad o Android, que son compatibles con todos los navegadores web actuales.

El plan Classic cuesta $5 por mes con un mínimo de 7 usuarios.

PROS

• Interfaz moderna y fácil de usar
• Hay un temporizador incorporado.
• Los informes son fáciles de crear.
• Posibilidad de archivar proyectos/clientes anteriores

CONTRAS

• Se fomentan más integraciones.
• La personalización de las facturas es limitada.
• No hay un plan gratuito disponible.

9. celoxis

Lo mejor para equipos orientados al cliente

Celoxis es una plataforma de colaboración de trabajo y administración de cartera de proyectos todo en uno que está totalmente basada en la web.

Celoxis es una de las herramientas de gestión de proyectos más utilizadas en el mundo, con HBO, Rolex, Virgin Care, KPMG, Singapore Post, Del Monte, LG y Deloitte usándola para optimizar sus proyectos, procesos y personas.

Los cronogramas de proyectos del mundo real y los diagramas de Gantt interactivos de Celoxis incluyen todas las dinámicas de equipo y trabajo, como equipos de proyectos distribuidos geográficamente que trabajan en diferentes zonas horarias, recursos a tiempo parcial, ausencias inevitables, intercambios de recursos provisionales e incluso dependencias entre proyectos.

Celoxis tiene un sistema de gestión de tareas sólido y único. Los equipos obtienen una ventaja sobre otras herramientas al eliminar la necesidad de múltiples aplicaciones de software.

Celoxis les permite ver todas sus tareas y pendientes en un solo lugar, así como informar errores, administrar tickets y tiempo completo.

También reciben notificaciones relevantes en su bandeja de entrada y tienen la capacidad de enviar actualizaciones sin iniciar sesión.

Con discusiones de proyectos, comentarios @mention, intercambio de archivos, documentos version control, y un flujo de actividad, la colaboración es muy sencilla. El 80% de sus tareas comunes, como iniciar un temporizador, adjuntar un archivo o actualizar el estado, se pueden completar directamente desde sus paneles.

Con un rastreador de proyectos en tiempo real, disponibilidad y utilización de recursos, hojas de tiempo, finanzas de proyectos, riesgos, problemas y tareas pendientes, Celoxis brinda a los ejecutivos una única fuente de información.

Celoxis tiene poderosas capacidades analíticas, y sus gráficos completos e interactivos le dan a los datos de su proyecto una nueva oportunidad de vida.

Las organizaciones pueden usar sus informes y paneles de mejores prácticas integrados para obtener información de 360 ​​grados en tiempo real sobre el estado del proyecto, los datos reales frente a las estimaciones, la utilización del equipo y los márgenes de beneficio. Puede rastrear fácilmente todos sus KPI financieros, como NPV, con su extensa biblioteca de campos personalizados, que incluye campos de fórmula.

Cuando se trata de diferentes organizaciones e industrias, Celoxis es extremadamente personalizable y flexible. Puede crear y configurar proyectos intuitivos y procesos comerciales dentro del sistema de gestión de proyectos utilizando sus aplicaciones personalizadas.

Celoxis es uno de los pocos paquetes de software de gestión de proyectos que viene en versiones SaaS y local.

En las instalaciones cuesta $ 450 por usuario una sola vez y SaaS cuesta $ 22.50 por usuario por mes (anualmente). Ambos vienen con una prueba gratuita de 30 días y un requisito mínimo de registro de 5 usuarios.

PROS

• Seguimiento de tareas con un temporizador en la aplicación
• Widgets que se pueden personalizar para grupos o individuos
• Porcentaje de tareas del proyecto completadas por cada usuario
• Diagrama de Gantt con mucha interactividad

CONTRAS

• Hay algunas dificultades para crear informes.
• La estructura del menú es complicada.
• La planificación de recursos no está automatizada.

10. Zoho Projects

Lo mejor para características únicas de colaboración en equipo

Zoho Projects es un software de gestión de proyectos que puede manejar proyectos de cualquier tamaño o complejidad.

La aplicación incluye funciones similares a las que se encuentran en los sitios de redes sociales, como fuentes, foros y debates, y está disponible para iOS, Android y otras plataformas.

Las características del diagrama de Gantt en Zoho Projects le permiten dividir proyectos grandes en secciones manejables y tareas procesables, planificar y visualizar diferentes tareas e hitos, y crear listas de tareas para ayudarlo a planificar con mayor detalle la planificación y el monitoreo del proyecto.

Los diagramas de Gantt en Zoho Projects también se pueden usar para visualizar el cronograma de su proyecto y la carga de trabajo del equipo. La tabla de uso de recursos muestra quién está disponible, ocupado y sobrecargado.

Puede usar Zoho Projects para definir dependencias de tareas y asignarlas a las personas adecuadas, programar eventos en su calendario y realizar un seguimiento del porcentaje de trabajo completado una vez que el proyecto ha comenzado. Configure una tarea recurrente para automatizar tareas rutinarias a intervalos regulares y envíe correos electrónicos de recordatorio de tareas.

También puede cargar y compartir archivos para la colaboración en equipo, así como crear y descargar documentos de proyectos, presentaciones y hojas de cálculo.

Lleve un registro del tiempo que dedica a las tareas y compárelo con lo que había planeado. Esto se puede hacer manualmente o con la ayuda de un temporizador incorporado. Las entradas se registran automáticamente en su hoja de tiempo y las facturas se pueden generar con solo unos pocos clics del mouse.

Puede conectarse a varios de los otros servicios de Zoho, como Zoho Books y la suite de finanzas de Zoho, si es miembro del ecosistema de Zoho.

Las integraciones de terceros, como Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Drive, Zapier, Zendesk y ServiceNow, también están disponibles en el nuevo mercado de Zoho. Las integraciones de Zapier y Zoho Flow también están disponibles.

Zoho Projects tiene una prueba gratuita de 10 días y cuesta $5 por usuario al mes. Zoho Projects también tiene un plan gratuito que le permite tener hasta tres usuarios y dos proyectos.

PROS

• No hay límite para la cantidad de proyectos que puede crear.
• La automatización de los flujos de trabajo es simple.
• Características de comunicación que son robustas
• Se pueden rastrear varias tareas al mismo tiempo.

CONTRAS

• No funciona con Quickbooks.
• Faltan algunas funciones de informes.
• No hay ninguna opción para exportar tipos de archivos específicos.

11. un trabajo

La mejor interfaz de usuario para usabilidad e intuición

awork es una herramienta de gestión de proyectos con una interfaz fácil de usar que permite a los equipos creativos y de proyectos integrarla rápidamente en sus flujos de trabajo diarios.

awork tiene herramientas para organizar proyectos y tareas en listas de tareas pendientes, crear tableros y cronogramas, administrar recursos y colaborar con compañeros de trabajo.

Por ejemplo, los equipos pueden usar plantillas de proyectos para planificar todos los cronogramas de sus clientes, luego asignar el equipo según su disponibilidad y comenzar a colaborar en tareas y archivos de inmediato.

Los equipos pueden realizar un seguimiento de su progreso con respecto a los hitos del proyecto con opciones de seguimiento de tiempo integradas en el flujo de trabajo de gestión de proyectos en awork. Los informes visuales que se pueden personalizar permiten a los equipos vigilar más de cerca las métricas y el progreso.

awork no tiene la capacidad de calcular tarifas de cobro o presupuestos monetarios, a pesar de tener una integración directa con las herramientas de facturación comunes.

La interfaz de usuario de awork garantiza una curva de aprendizaje rápida para todos los usuarios, incluidos los no especialistas, y no requiere ninguna experiencia previa en gestión de proyectos. Una suscripción awork incluye asistencia de incorporación personal, así como una amplia gama de tutoriales y mejores prácticas.

Slack, Microsoft Teams, Google Drive, OneDrive, Google Calendar, Office 365 y Google Assistant se encuentran entre las herramientas de comunicación con las que se integra awork, al igual que varias soluciones de facturación. Zapier tiene más integraciones disponibles. También hay acceso ilimitado a la API abierta de awork.

awork comienza en 10.99 € al mes por usuario. También están disponibles una prueba gratuita de 14 días y una garantía de devolución de dinero de 30 días.

PROS

• Concéntrese en interfaces fáciles de usar.
• La asistencia personal está disponible en cualquier momento.
• Los flujos de trabajo recurrentes son fáciles de automatizar.
• Opciones para controlar el tiempo que son inteligentes

CONTRAS

• No hay forma de personalizar los formularios.

12. xebrio

Lo mejor para la gestión de requisitos de proyectos

Desde el análisis de los requisitos del proyecto hasta la implementación, el software de gestión de proyectos Xebrio cubre todas las fases del ciclo de vida del desarrollo del proyecto.

Xebrio ayuda a los equipos al permitir un análisis y seguimiento de requisitos precisos y completos, seguimiento de hitos, colaboración y asignación de tareas sencillas, y seguimiento de problemas.

Xebrio divide proyectos grandes y complejos en partes más pequeñas y manejables. Es una herramienta de administración de proyectos que le permite obtener una imagen clara de los requisitos del producto y las historias de los usuarios, incluir a todas las partes interesadas en la planificación de alto nivel, administrar y asignar tareas rápidamente, comunicarse y colaborar con facilidad, realizar un seguimiento de los problemas, planificar sprints y lanzamientos, y mantener una estrecha vigilancia sobre las limitaciones de tiempo y presupuesto, entre otras cosas.

Los flujos de trabajo de aprobación, la trazabilidad de los requisitos, los tableros Kanban, las listas de tareas, el uso compartido de archivos, el seguimiento de hitos y las soluciones de gestión de proyectos de desarrollo de software son características notables (integra QA, compilaciones de pruebas interconectadas, casos de prueba y planes de prueba, métricas de integración e implementación).

Xebrio está disponible por $2 por usuario al mes con una prueba gratuita de 30 días.

PROS

• Las discusiones, el intercambio de archivos y los mensajes están disponibles dentro de la aplicación.
• El acceso y las opiniones de las partes interesadas son fáciles de acomodar.
• Un plan básico de bajo costo
• Los requisitos deben ser rastreables de principio a fin.

CONTRAS

• No hay ningún plan gratuito disponible.
• Planes y paquetes no listados en el sitio web
• Hay mucho énfasis en las funciones de desarrollo de software.

13. Mano de papel

El mejor software de gestión de proyectos para la colaboración en equipo

Quire es una herramienta de gestión de proyectos galardonada con múltiples premios para equipos remotos que tiene como objetivo optimizar los flujos de trabajo y al mismo tiempo fomentar la comunicación y la colaboración. Cientos de miles de usuarios de todo el mundo confían en Quire, incluidos empleados de Google, IBM, Dyson, Nasdaq y Stanford.

Quire está diseñado para equipos que luchan por dividir grandes objetivos en partes manejables; lo ayudará a crear y rastrear tareas y subtareas dentro de cada elemento de proyecto más grande.

Quire tiene tres modos de vista principales: listas de tareas anidadas, vistas Kanban y vistas de línea de tiempo. Quire también ayuda a los usuarios a administrar y rastrear sus tareas, ya sea que trabajen solos o en grupo.

Quire incluye herramientas de gestión de tareas como un creador de diagramas de Gantt, plantillas de tareas, clasificación y filtrado, búsqueda de datos y etiquetas personalizables.

El uso compartido de archivos, la gestión de archivos adjuntos, los comentarios de tareas, los múltiples asignados, las actualizaciones en tiempo real y un conjunto flexible de informes se encuentran entre las características de colaboración en equipo y gestión de proyectos.

Quire tiene integraciones nativas con Slack, Github, Google Workspace, Microsoft y muchas otras herramientas, además de miles de integraciones de Zapier (se requiere un plan pago).

Quire es de uso gratuito para hasta diez usuarios y ocho proyectos. Los planes pagos comienzan en $8.50 por usuario por mes e incluyen una prueba gratuita de 30 días.

PROS

• Es completamente gratis de usar
• Excelente para controlar el tiempo.
• Interfaz de usuario y tablero que son fáciles de usar
• Excepcionalmente adaptable

CONTRAS

• Las herramientas de comunicación adicionales son muy apreciadas.
• La aplicación móvil no es tan robusta como la versión web.
• Se requieren integraciones adicionales.

14. Elegante

Lo mejor para equipos remotos y facilidad de uso

Nifty es una herramienta de gestión de proyectos que acorta los ciclos de desarrollo de proyectos y aumenta la productividad del equipo mediante el seguimiento del progreso a través de hitos y asegurando que los objetivos de la organización se cumplan a tiempo. Nifty incluye funciones para compartir archivos y documentos, así como Kanban y vistas de lista para la gestión de tareas.

También incluye un calendario incorporado que se puede integrar con Google. Nifty también tiene excelentes funciones de colaboración, como hilos de discusión individuales específicos del proyecto.

La pestaña de descripción general del proyecto entre organizaciones brinda información sobre cronogramas de alto nivel, así como análisis profundos a nivel de tarea para proyectos, y Nifty se adapta al flujo de trabajo del proyecto de su equipo. El centro de ayuda Nifty ayuda a maximizar los esfuerzos del equipo en la plataforma.

Nifty importa datos de Asana, Basecamp, ClickUp y Trello, y tiene integraciones nativas con Slack, Zoom, GitHub, Dropbox, Google Drive y Google Calendar, así como con más de 1000 otras aplicaciones a través de su integración con Zapier.

Los planes pagos comienzan en $ 5 por usuario por mes

PROS

• Hay una buena función de chat.
• Gran cantidad de integraciones
• El almacenamiento, la creación y la gestión de documentos se simplifican.

CONTRAS

• Solo los planes pagos permiten invitar a invitados y clientes.
• Solo las cuentas pagas tienen acceso al seguimiento del tiempo y a los informes.
• No hay integraciones nativas con el software de planificación financiera.

15. Paymo - Software de Gestión de Trabajo y Proyectos para Equipos

Según nuestra investigación, Paymo es el mejor software de gestión de proyectos para utilizar si se encuentra en las industrias de consultoría o creatividad/mercadeo. La plataforma es ideal para autónomos, equipos pequeños y medianos y empresas, ya que permite a los creativos gestionar proyectos y tareas, realizar un seguimiento de su tiempo y cobrar a los clientes, todo desde el mismo lugar.

Para administrar de manera efectiva un proyecto creativo, Paymo le permite optimizar su proceso. Paymo le brinda una comprensión clara de los detalles y el estado de la tarea (administración de tareas) mediante el uso de numerosas vistas, listas de tareas, tableros Kanban y diagramas de Gantt. Podrá ver cuántas horas ha dedicado (gracias al control de tiempo) y cómo se compara con sus estimaciones al principio. Después de eso, podrá enviar facturas a sus clientes y cobrar pagos a través de pasarelas de pago en línea como Square, Stripe, PayPal y otros servicios similares. Además de eso, puede administrar su cuenta desde cualquier lugar y en cualquier momento utilizando la aplicación móvil.

Paymo le permite asignar usuarios, comunicarse en tiempo real, archivar pruebas y mantenerse actualizado a través de notificaciones, así como realizar un seguimiento de la actividad reciente en una vista de transmisión. Además de eso, Paymo incluye un módulo de programación de recursos y administración de recursos, que se puede usar para administrar los días de licencia y programar citas para los clientes.

Paymo se conecta con servicios de terceros como Zapier, Google y Slack para proporcionar un ping adicional.

Para autónomos y equipos de hasta diez personas, el plan gratuito de Paymo es una excelente opción. Los planes pagos comienzan en $4.95 por usuario por mes. Paymo ofrece un período de prueba sin riesgos de 15 días.

16. ProofHub

Lo mejor para la gestión de proyectos basada en Agile y la colaboración en equipo

ProofHub es un software de gestión de proyectos diseñado para permitir una gestión de proyectos y una colaboración en equipo eficaces y eficientes en cualquier escala de tamaño y complejidad.

ProofHub le permite dividir tareas grandes en tareas procesables más pequeñas para ayudar en la planificación y visualizar una lista de tareas completa con una línea de tiempo e hitos integrados. 

Puede usar ProofHub para definir dependencias de tareas, asignarlas a las personas relevantes, programar eventos en su calendario y monitorear la cantidad de trabajo completado hasta el momento. Cree una tarea recurrente, envíe recordatorios de tareas por correo electrónico y automatice tareas ordinarias a intervalos regulares.

También puede compartir y cargar archivos en la plataforma para una sólida colaboración en equipo. ProofHub ofrece su herramienta de revisión en línea que facilita la colaboración eficiente entre los miembros del equipo en diferentes ubicaciones y zonas horarias.

Puede agregar hojas de tiempo, definir estimaciones de tiempo de tareas, realizar un seguimiento del tiempo usando temporizadores manuales, exportar hojas de tiempo o crear informes de tiempo detallados. La interfaz de usuario centrada en el usuario le permite hacer todo eso y mucho más al centralizar todos sus datos relacionados con el tiempo y hacer que la navegación y el acceso sean fáciles y sencillos de usar. 

Numerosas aplicaciones de terceros, incluidas Freshbooks, Quickbooks, Google Calendar e iCal, Box, Dropbox, Google Drive y Onedrive, están integradas con ProofHub. 

La plataforma proporciona una interfaz de usuario fácil de usar y muy flexible. Uno de sus aspectos más destacados es que equipos de cualquier tamaño, de cualquier industria y de cualquier departamento pueden utilizar ProofHub.

ProofHub ofrece a sus usuarios dos planes de precios para su plataforma, llamados Essential y Ultimate Control. Ambos planes tienen un precio mensual fijo independientemente de los usuarios o proyectos, con un tope de $45 y $89 respectivamente y se pagan por año. Los clientes que se registran por primera vez también obtienen un período de prueba de 14 días completamente gratuito. 

Ventajas

• Gestión robusta del trabajo 
• Defina dependencias de tareas mediante diagramas de Gantt y programe tareas
• Mensajería interna instantánea y debates 
• Calendario de programación de proyectos
• Revisión en línea integrada
• Tablero Kanban eficiente
• Seguimiento del tiempo con hojas de tiempo
• Roles de equipo personalizados
• Aplicación móvil iOS / Android

Inconvenientes

• Funcionalidad de vista de tabla limitada
• Las notificaciones de la plataforma pueden volverse abrumadoras 

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

El software de gestión de proyectos ayuda a los directores de proyectos (PM) a planificar, ejecutar y controlar proyectos a lo largo de las cinco fases del ciclo de vida del proyecto.

Es un conjunto de herramientas diseñado para facilitar que los gerentes de proyecto, los equipos de proyecto y las partes interesadas colaboren de manera más efectiva. El objetivo final del software es facilitar la entrega de valor facilitando la organización, la comunicación y la gestión.

Algunas herramientas se centran en un aspecto específico de la gestión de proyectos, como la gestión de recursos, el seguimiento del tiempo o los diagramas de Gantt, mientras que otras intentan hacerlo todo.

Las diferentes herramientas tienen características para ayudarlo en cada fase de su trabajo, desde la planificación de su esquema o propuesta inicial antes de comenzar a informar sobre sus éxitos o deficiencias una vez que todo esté dicho y hecho.

Es casi seguro que necesitará herramientas para propuestas, toma de notas, creación colaborativa de documentos, mensajería interna, comunicaciones con las partes interesadas, creación y asignación de tareas, trazado de hitos, planificación de sprints, imágenes de historias de usuarios, informes de datos y análisis, gestión de cartera de proyectos, presupuesto. seguimiento y programación de línea de tiempo a lo largo del camino. El mejor software se encargará de la mayoría de estos requisitos, eliminando la necesidad de cambiar de pestaña o usar varias aplicaciones.

Quizás la tendencia más obvia de gestión de proyectos es que un número cada vez mayor de equipos están haciendo la transición a un entorno de trabajo remoto, no solo en los Estados Unidos sino en todo el mundo.

Si bien parte del software PM se puede instalar en las instalaciones, la mayoría de las herramientas nuevas se entregan como un software como servicio (SaaS), lo que significa que se lanzan nuevas funciones y funcionalidades de manera regular.

¿Qué es el mejor software de su clase?

Muchas de las soluciones de PM en esta lista se esfuerzan por ser todoterreno, con tantas funciones como sea posible para asignar tareas, navegar por la colaboración en equipo, marcar el estado, realizar la asignación de recursos, etc.

La herramienta "lo mejor de su clase" o "one trick pony", por otro lado, hace exactamente lo contrario y se enfoca en hacer una cosa extremadamente bien.

Puede encontrar herramientas especializadas para la programación de recursos, la comunicación, la gestión de tareas, los diagramas de Gantt, la creación de informes, la gestión de activos digitales y la gestión de requisitos. Estas herramientas súper especializadas incluyen Slack (comunicaciones), Dropbox (almacenamiento) y Todoist (liza).

Las herramientas especializadas pueden ser beneficiosas, especialmente para un equipo pequeño con necesidades especializadas, menos clientes o proyectos complejos con requisitos específicos.

¿Necesito más de una herramienta?

¡Algunas veces! Y eso está perfectamente bien. Si no tiene cuidado, podría terminar con un revoltijo de software SaaS no relacionado que no funciona en conjunto.

Utiliza una herramienta para la comunicación, otra para compartir archivos y una tercera para la gestión de tareas, pero ninguna de ellas se comunicará entre sí en segundo plano.

Corre el riesgo de hacer doble trabajo si ingresa la misma información en cada aplicación.

Hay una mejor manera de hacer las cosas. Use una herramienta de administración de proyectos con funcionalidad integrada de datos compartidos en lugar de usar herramientas dedicadas y vincularlas manualmente. Como resultado de esto, se hace posible una mejor información y comunicación contextual.

¿Cuáles son las características clave de una herramienta de gestión de proyectos?

Nos hemos centrado en las herramientas que ayudan con el aspecto de "hacer" de la gestión de proyectos al definir una buena herramienta de gestión de proyectos.

Esto implica reunir a las personas para hacer algo y llegar del punto A al punto B.

Entonces, ¿qué se necesita exactamente para completar un proyecto? Hemos identificado cinco aspectos funcionales clave que facilitan la entrega de proyectos.

Puede usarlos para eliminar los post-its y las hojas de cálculo de su proyecto y hacer que funcione sin problemas.

Las subtareas, las subsubtareas, las listas de verificación y las listas de tareas pendientes conforman las listas de tareas del proyecto. Para entregar un proyecto con éxito, debe poder delinear lo que se debe hacer, cuándo y por quién. Son necesarias listas de tareas individuales, así como aquellas que sean accesibles para todo el equipo.

El progreso de cualquier proyecto o tarea debe poder ser evaluado de un vistazo por el equipo de proyecto interno y/o los miembros remotos del equipo.

1. Horarios: Las líneas de tiempo, los calendarios y los diagramas de Gantt lo ayudan a realizar un seguimiento del progreso y comprender dónde encajan las tareas en un panorama más amplio. Esto es esencial para completar un proyecto a tiempo. Cualquier buen plan de proyecto debe incluir un cronograma robusto, visual y editable.
   
   
2. Compartición de archivos: A nadie le gusta perder el tiempo buscando archivos varios. Es fundamental poder organizar y compartir archivos y activos importantes del proyecto si desea completar los proyectos rápidamente.
   
   
3. Comunicación: Usted y su equipo pueden resolver las cosas rápidamente con una buena herramienta de colaboración que permite una comunicación contextual específica del proyecto. La comunicación regular con su equipo y cliente es esencial para realizar un seguimiento del progreso y mantener todo en orden.
   
   
4. Informes: Es su responsabilidad determinar si un proyecto va por buen camino o no y comunicar esta información. Como resultado, saber cómo progresan las tareas de un proyecto es fundamental: ¿se entregará a tiempo o no?

Debe trazar una línea entre lo que es necesario y lo que no lo es en ningún software. Hemos concentrado mi criterio en la ejecución de proyectos.

Eso significa que no nos hemos centrado en la planificación de mapas mentales, la facturación, la autopsia u otras funciones avanzadas.

Sin embargo, si alguna de las herramientas enumeradas anteriormente proporciona una funcionalidad avanzada (estimación previa al proyecto, aspectos posteriores al proyecto, etc.), ¡eso es fantástico! Ese simplemente no es nuestro enfoque en este momento.

¿Qué piensa usted?

¿Qué cree que estamos pasando por alto en esta revisión de los sistemas de software de gestión de proyectos? ¿Tiene diferentes criterios para elegir una herramienta de gestión de proyectos? Si tiene sugerencias, consejos o ideas sobre cómo usar este tipo de software de PM, nos encantaría escucharlas. ¿Por qué no publicarlos en la sección de comentarios a continuación?

Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de proyectos

¿Cuál es el software de gestión de proyectos más utilizado?

JIRA es el más utilizado software de gestión de proyectos entre organizaciones que siguen la metodología Agile SDLC. Los equipos pueden usar las funciones de informes en tiempo real para crear tableros Kanban y tableros Scrum personalizados.

¿Cómo es una herramienta de gestión de proyectos?

Una herramienta de gestión de proyectos tendrá varias formas de ver y asignar tareas a diferentes miembros de un equipo y luego una forma de monitorear su progreso. Esta es la parte más básica de una herramienta de PM, la mayoría de las plataformas construirán funciones adicionales sobre esto. Las herramientas estándar de planificación de proyectos incluyen vistas como el gráfico de Gantt, la red lógica, el gráfico PERT, la estructura de desglose del producto y la estructura de desglose del trabajo y otros informes y vistas para facilitar la planificación y gestión de proyectos.

¿Es Excel adecuado para la gestión de proyectos?

Aunque las herramientas de Excel no están diseñadas específicamente para la gestión de proyectos como otros programas, puede manejar muchas de las tareas asociadas con el mapeo del alcance del proyecto, la gestión de las finanzas y la gestión de las tareas diarias. Solo es adecuado para proyectos más pequeños, no demasiado complejos. Una vez que empiece a crecer, le sugerimos ir más allá de Excel a algo que pueda ocuparse específicamente de las funciones de gestión de proyectos.

Sobre la autora

Escrito por: David AtardPagina web: https://www.linkedin.com/in/dattard/Correo electrónico: David@collectiveray.com

David ha trabajado en la industria digital y en línea durante los últimos 21 años. Tiene una amplia experiencia en las industrias de software y diseño web utilizando WordPress, Joomla y los nichos que los rodean. Ha trabajado con agencias de desarrollo de software, empresas de software internacionales, agencias de marketing locales y ahora es Jefe de Operaciones de Marketing en Aphex Media, una agencia de SEO. Como consultor digital, su objetivo es ayudar a las empresas a obtener una ventaja competitiva utilizando una combinación de su sitio web y las plataformas digitales disponibles en la actualidad. Su combinación de experiencia en tecnología combinada con una sólida visión para los negocios aporta una ventaja competitiva a sus escritos.