Asana es una de las favoritas entre los aficionados a la productividad, y por una buena razón. Es una herramienta de trabajo en equipo que realiza un seguimiento de todo, desde tareas hasta flujos de trabajo y ciertos tipos de proyectos. En nuestra revisión de Asana, explicaremos exactamente por qué esto herramienta PM sigue siendo uno de los más populares que existen.
Sin embargo, no lo confunda con una plataforma de gestión de proyectos completa; carece de herramientas de administración de recursos, elaboración de presupuestos y seguimiento de gastos, y otras características que esperaría en ese tipo de aplicación. (A decir verdad, la mayoría de las empresas más pequeñas no necesitarán funciones tan amplias).
Asana, por otro lado, es una de las mejores aplicaciones para administrar tareas, flujos de trabajo y, sí, algunos tipos de proyectos. Recientemente agregó más estructura y plantillas para los equipos que necesitan ayuda para configurar y usar la aplicación.
Es adaptable, elegante y dispuesto a doblarse. Asana es ganadora de Editors' Choice porque es una de las mejores aplicaciones para la colaboración y la productividad.
Asana no se compara fácilmente con otras aplicaciones de colaboración y administración del trabajo. Si está buscando una herramienta de gestión de proyectos en el mercado, también debe buscar Basecamp, Airtable, Wrike y algunas otras opciones.
La elección entre estas herramientas tiene menos que ver con cuál es mejor en general y más con cuál es mejor para manejar el tipo específico de trabajo que tiene y todos los pasos que debe completar.
"Mi vida antes de usar Asana la pasaba trabajando en mi bandeja de entrada de correo electrónico todo el día”, dice Jocey Karlan, líder de gestión de productos. “Marcaba las cosas como no leídas porque todavía no estaban resueltas. Y se demorarían y demorarían. O bien, tendría un documento en el que estaba tratando de marcar las cosas y hacerlas avanzar. No había visibilidad, propiedad compartida o una clara delimitación de la propiedad. Eso definitivamente me hizo más lento, y pasé mucho tiempo trabajando sobre el trabajo. Ahora, nunca hay una cuestión de quién posee qué. Está radicalmente claro”. Alex Hood - Jefe de Producto, Asana
Novedades de Asana: noviembre de 2024
Asana tiene un historial de lanzamiento de nuevas funciones importantes al menos una vez al año. La capacidad de grabar un mensaje de video integrado, los cambios en Mis tareas, una aplicación de escritorio con modo oscuro y la integración de calendario inteligente se encuentran entre los más recientes. Adiciones.
Ahora puedes grabar un video de tu cabeza parlante mientras explicas y muestras algo en Asana usando la nueva función Mensajería de video. Luego puede compartir el video con otros en su equipo, eliminando potencialmente la necesidad de reuniones.
También puede hacer una transcripción de audio de un video para que el contenido sea más accesible.
Ahora tiene más control sobre cómo ve y trabaja con sus tareas gracias a algunos cambios en Mis tareas. Ahora puede ver todas sus tareas en una vista de tablero Kanban, una vista de lista o una vista de calendario.
También puede crear automatización; por ejemplo, cuando alguien de tu equipo desbloquee una tarea que estabas esperando para comenzar, recibirás una notificación automática.
Cuando quieras concentrarte únicamente en el trabajo en Asana, una nueva aplicación de escritorio de Asana para macOS y Windows te permite cerrar tu navegador web. El modo oscuro también está disponible en las nuevas aplicaciones de escritorio.
Otras actualizaciones recientes incluyen una nueva integración con la aplicación Clockwise, que te permite integrar tus tareas con tu calendario y bloquear tiempo en tu calendario para tareas sin salir de Asana.
¿Cuánto cuesta Asana?
El servicio de Asana se divide en cuatro niveles: Básico (gratis), Premium ($10.99 por persona al mes), Business ($24.99 por persona al mes) con un 50 % de descuento para organizaciones sin fines de lucro.
Si pagas anualmente, recibirás un descuento. Los equipos pequeños solían ser elegibles para un descuento en las actualizaciones, pero esa oferta ya no está disponible.
En los primeros días de Asana, la cuenta básica gratuita te daba acceso a casi todas las funciones de la aplicación. Un par de funciones útiles, como la vista de línea de tiempo, paneles, campos personalizados, formularios, reglas e hitos, ya no están disponibles en la cuenta gratuita.
Repasaremos algunas de estas características con más detalle más adelante en esta revisión. Las fechas de inicio, las dependencias de tareas, los hitos, la vista de progreso y la búsqueda avanzada y los informes tampoco están disponibles para las cuentas gratuitas.
Incluso con la cuenta gratuita, puedes tener una buena idea de cómo funciona Asana en su esencia. Si está pensando en pagar por Asana, pruebe la versión gratuita con un pequeño grupo de prueba durante al menos unas semanas antes de actualizar. Sigue siendo una buena inversión.
Asana Premium incluye todo lo que hace la cuenta gratuita, además de todas las funciones que se mencionaron como faltantes. Los controles administrativos, el soporte prioritario y la capacidad de crear equipos y proyectos privados están incluidos en las cuentas premium.
Asana Business se comercializa como una herramienta para empresas que "necesitan administrar el trabajo en múltiples iniciativas". Considere las grandes corporaciones. Portafolios, Metas, Carga de trabajo, Pruebas, integraciones con algunas aplicaciones restringidas (como Salesforce y Adobe CC) y un generador de reglas personalizadas, también conocido como automatización, están todos incluidos en este nivel de servicio.
"Cuando cambia una fecha de vencimiento, agregar automáticamente al administrador del equipo como seguidor de la tarea", por ejemplo, es la automatización. Las tareas rutinarias están automatizadas, por lo que nadie tiene que acordarse de hacerlas.
¿Cómo se comparan los precios de Asana?
Los precios de Asana aumentaron en 2019 y se han mantenido ligeramente más altos que los de varios de sus principales competidores desde entonces.
Por ejemplo, la cuenta Premium de Trello cuesta 10 dólares por persona al mes, un poco menos que Asana Premium. El plan Enterprise de Trello tiene una escala de precios variable, pero lo máximo que pagarás por persona al mes es 17.50 dólares.
Wrike, que ahora es propiedad de Citrix, ofrece una variedad de tipos de planes y estructuras de precios, pero el plan Professional comienza en $9.80 por persona por mes y el plan Business comienza en $24.80 por persona por mes.
Airtable Plus cuesta $10 por persona al mes, mientras que Pro cuesta $20 por persona al mes.
¿Qué es Asana?
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que te permite gestionar tareas y otros proyectos con un grupo de personas. En términos más específicos, Asana realiza un seguimiento de quién está a cargo de qué tarea y toda la información asociada, como todos los pasos necesarios, las fechas de vencimiento, etc.
Una de sus características distintivas es su adaptabilidad, que le permite elegir qué tipo de trabajo rastrear y cómo usarlo (más sobre ese punto en un momento).
La compañía ha agregado más opciones y plantillas en los últimos años para brindar estructura a los equipos que no desean una flexibilidad total. En otras palabras, los suscriptores pueden usar Asana de una manera completamente única y personalizada, o pueden usarlo de manera guiada usando las opciones y plantillas que proporciona Asana.
Esta configuración difiere del software de gestión de proyectos tradicional, que está diseñado para el trabajo basado en proyectos y solo se puede utilizar de un número limitado de formas.
Asana es capaz de manejar el trabajo en curso (corrección de errores, mantenimiento, etc.) y ciertos tipos de proyectos, aunque generalmente son más livianos que no requieren que coordines docenas de partes móviles con otros proyectos simultáneos.
El software de gestión de proyectos, por otro lado, puede manejar múltiples proyectos complejos a la vez. Digamos que una empresa construye 50 viviendas al año. Una aplicación de gestión de proyectos puede trazar un mapa de cada etapa de construcción para todas las casas, asegurando que se completen en el orden correcto y que el equipo compartido y la mano de obra calificada estén disponibles en los momentos apropiados para cada etapa.
La aplicación de administración de proyectos lo ayuda a reorganizar los cronogramas para construir las 50 casas, así como los cronogramas para todas las personas que trabajan en ellas si una pieza de maquinaria o una persona quedan repentinamente fuera de servicio.
Si bien Asana no puede hacer exactamente eso, puede ayudarlo a planificar el lanzamiento de un producto o una campaña de marketing, por ejemplo.
Si algo de esto aún no está claro, puede buscar ayuda en la Guía de Asana, que incluye seminarios web, tutoriales y más.
Leer más: Asana vs Lunes - echa un vistazo a nuestra revisión
La estructura básica de Asana
Los tomadores de decisiones primero deben descubrir cómo implementar y usar Asana antes de distribuirlo al resto de la empresa. Si bien algunas herramientas de colaboración afirman ser simples, Asana está lejos de eso. Es bastante intuitivo, pero cada equipo debe reflexionar mucho sobre los procesos o el trabajo que desea realizar un seguimiento con Asana, así como sobre cómo lo harán. Las plantillas de proyecto pueden ayudar a algunos equipos, pero generalmente se necesita un poco de prueba y error para hacerlo bien.
Puedes unirte a diferentes espacios de trabajo y organizaciones cuando creas una cuenta de Asana. Una cuenta de Asana que conecta a todos con el mismo dominio de correo electrónico se conoce como Organización.
Un espacio de trabajo es un grupo de personas que colaboran en un proyecto. Por ejemplo, podría unirse a la organización de su empresa y ser asignado a espacios de trabajo según su departamento, los comités en los que ha trabajado, las marcas en las que ha trabajado, etc.
Usted y los miembros de su equipo crean proyectos en un espacio de trabajo, que es donde registran y realizan un seguimiento del trabajo, tienen conversaciones con compañeros de trabajo, etc.
Como se indicó anteriormente, puede comenzar con las plantillas de Asana, crear su propia plantilla o comenzar desde cero.
Aplicaciones y experiencia del usuario de Asana
Asana está disponible en la web, como una aplicación de escritorio para macOS y Windows, así como también como una aplicación para Android e iOS. La interfaz de Asana es eficiente y receptiva, con suficiente color y estilo para mantenerla interesante y útil sin parecer abarrotada.
También tiene algunas sorpresas, como animaciones de celebración que aparecen en la pantalla de vez en cuando, aunque estos efectos adicionales se pueden desactivar si no te gustan.
En la sección de configuración de Asana, encontrarás una lista de atajos de teclado llamados Hacks. Los hacks agregan una amplia gama de funcionalidad y personalidad a una pieza de software. Después de habilitar el truco relacionado, por ejemplo, presione TAB+B para divertirse con los felinos.
Agregue información básica de la cuenta, controle las notificaciones, ajuste las preferencias de visualización y los efectos visuales antes mencionados, y configure integraciones con otras aplicaciones como Harvest, Slack, Microsoft Teams, Zoom, Figma y otras en la configuración de su perfil.
Puede hacer casi todo en las aplicaciones móviles que puede hacer en la aplicación web, aunque dependiendo del volumen de trabajo y comentarios que genere su equipo, puede ser preferible una pantalla de tamaño completo.
Sin embargo, es posible ser productivo mientras se usa un teléfono. Es conveniente poder usar Asana desde cualquier lugar con conexión a Internet. Las aplicaciones móviles, en particular, tienen muchas funciones fuera de línea.
Diseño y características principales
Asana es fácil de usar. El carril izquierdo, que muestra su lista de Proyectos, Áreas de trabajo, Informes y otros elementos, siempre está accesible y se puede contraer para liberar espacio.
Las pestañas Resumen, Lista de tareas, Vista de tablero (un tablero kanban), Calendario, Mensajes y Archivos en la parte superior de la ventana principal le permiten cambiar entre diferentes vistas. Dependiendo de cómo tu equipo configure y use Asana, estas opciones pueden variar.
Puede cambiar su vista en cualquier momento y puede filtrar y ordenar las listas de tareas por criterios como la fecha de vencimiento o el asignado. Cuando hace clic en una tarea, aparece una ventana secundaria a la derecha con todos los detalles de la tarea.
Seguimiento de tareas
Las tareas están en el corazón de cada proyecto (o cualquier conjunto de trabajo, incluso si está en curso). Se pueden agregar a una tarea subtareas, así como un asignado, una fecha de vencimiento, una fecha de vencimiento recurrente, archivos adjuntos, comentarios, etiquetas y seguidores.
Los seguidores son notificados cada vez que hay un cambio en la tarea. El formato de texto enriquecido, la edición después de la publicación y las menciones @ son características que hacen que los comentarios sean particularmente útiles.
Un flujo de trabajo se compone de una sola tarea y todas sus subtareas y personalizaciones. Por ejemplo, si una de las tareas regulares de su equipo es contratar nuevos clientes, las subtareas cubrirían todos los pasos involucrados, como confirmar el interés del cliente, enviarle la documentación necesaria, recibir la documentación de vuelta, enviarle un correo electrónico de bienvenida. , y así.
Cada paso puede asignarse a una persona diferente, y Asana te permite asignar cada paso a la persona adecuada y agregar la fecha de vencimiento correspondiente en el momento adecuado.
Sería útil si Asana te permitiera convertir una tarea y todas sus subtareas en una plantilla para que puedas usarla de forma predeterminada al crear una nueva tarea en ese proyecto.
Aunque puede crear una plantilla personalizada a nivel de proyecto, esta no es una opción. En cualquier caso, hay una solución simple: cree la plantilla que desee y etiquétela como tal en el nombre de la tarea, luego asegúrese de que todos la copien cuando la necesiten.
Es simple porque hay un botón para duplicar una tarea.
Contexto y perspectiva
Puede adjuntar comentarios y otros datos a las tareas para ayudarlo a comprender lo que está sucediendo para que no tenga que hablar con sus compañeros de trabajo por separado. Todo lo que necesitas saber está justo ahí.
A medida que se completan las tareas y subtareas, el historial de la tarea y todos los eventos que ocurrieron se adjuntan a la tarea. Como resultado, cada acción de trabajo tiene un propósito.
Asana es útil para obtener una perspectiva más amplia de las responsabilidades de cada miembro del equipo, además de realizar un seguimiento de las minucias.
Puede, por ejemplo, mirar todas las tareas asignadas a una persona específica para ver cuánto trabajo tiene en su plato si tiene los permisos apropiados.
No es la información cuantificada que algunas aplicaciones de administración de proyectos le brindan en función de la cantidad de horas por semana que un empleado tiene asignado para trabajar y la cantidad esperada de horas de trabajo que le han asignado.
Funciones adicionales y uso
Las etiquetas facilitan la búsqueda de tareas y la función de búsqueda avanzada es muy útil. Las casillas de verificación interactivas te permiten marcar tareas a medida que las completas y desmarcarlas con la misma facilidad si tú u otro miembro de Asana cometen un error.
Puede agregar detalles a una tarea que sea importante para usted y su equipo con campos personalizados, como la prioridad de la tarea (baja, media, alta) o el estado de progreso (pendiente, en progreso, en espera de aprobación).
La capacidad de Asana para crear dependencias entre tareas es otra característica útil. Si tiene dos tareas A y B, y la tarea B solo puede comenzar una vez que se completa la tarea A, puede usar una dependencia para expresar la relación entre ellas.
Un diagrama de Gantt, como el proporcionado por la línea de tiempo de Asana, es útil para visualizar dichas dependencias. Cada una de las tareas del usuario se muestra aquí en un formato de diagrama de Gantt. Las líneas entre tareas representan dependencias, que puede cambiar en cualquier momento.
Los diagramas de Gantt son especialmente útiles para ver cómo un retraso en una tarea o una ausencia prolongada de un miembro del equipo afecta las fechas objetivo de finalización de la tarea en el futuro. Asana también te permite dividir las tareas en secciones en la vista.
Si bien Asana es versátil y rico en funciones, no es adecuado para proyectos con uso intensivo de gráficos. Debido a que puede configurar imágenes de portada para cada tarea en una columna en la vista Tablero de Asana, es su mejor opción, pero no obtendrá herramientas de marcado u otras herramientas de corrección para colaborar, discutir y ver cambios en archivos de gráficos.
Es útil tener un conjunto completo de herramientas para ese trabajo dentro de su sistema de administración de trabajo para equipos cuyo trabajo gira en torno a gráficos y otras imágenes.
ProofHub, Smartsheets y Wrike son solo algunos ejemplos de aplicaciones de gestión de proyectos que incluyen revisión de imágenes, marcado y discusión.
Otras aplicaciones de colaboración en línea, como Filestage e InVision, manejan las pruebas específicamente sin ser aplicaciones de gestión de proyectos.
Privacidad y Seguridad
Asana utiliza al menos el protocolo TLS 1.1 para asegurar las conexiones a su sitio, y sus datos se almacenan en "centros de datos auditados seguros SSAE 16 a través de Amazon en los EE. UU.". Asana también tiene un programa de recompensas por errores para las personas que reportan fallas en el servicio. Asana completó las auditorías SOC 2 Tipo I y Tipo II, lo que significa que un tercero independiente ha validado la seguridad y la capacidad de la empresa para mantenerlas. Puedes verificar el estado de Asana a través de un tablero en línea, tal como lo puedes hacer con Slack.
A nivel de usuario, Asana te permite mantener privada cierta información mientras sigues colaborando con otros. Puede mantener proyectos y tareas privados solo para usted o para un grupo selecto de personas.
También puede restringir el acceso a los proyectos para que las personas solo puedan comentarlos en lugar de editarlos, así como otorgar a los miembros permisos solo para comentar.
Es fundamental que los equipos que usan Asana como una plataforma abierta sigan hablando sobre las reglas de compromiso para que todos acuerden usar la aplicación de la misma manera, no sobreescribir el trabajo de los demás, etc.
A nivel empresarial, Asana ofrece funciones de seguridad adicionales, como la capacidad de controlar a qué aplicaciones se puede acceder a través de la integración y quién puede agregar invitados.
Búsqueda avanzada e informes
Asana tiene una excelente función de búsqueda avanzada. Al buscar un término en el nivel superior, puede especificar si busca una tarea o una conversación.
Asignado a, En proyectos y Seguido por son algunos de los otros campos predeterminados. También puede especificar si una tarea tiene un archivo adjunto, si se ha completado y cuándo vence.
Se pueden agregar filtros para campos personalizados, personas, etiquetas, dependencias e incluso subtareas para profundizar aún más. Si no puede encontrar lo que está buscando con estas herramientas, probablemente no existía, para empezar.
Cualquiera de estas búsquedas complejas se puede guardar como Informes interactivos en Asana, a los que se puede acceder desde el menú de la izquierda. Estos informes se actualizan a medida que nuevos elementos coinciden con los términos de búsqueda y puede cambiar los términos de búsqueda en cualquier momento.
Esta característica me atrae porque puede ser extremadamente útil para los gerentes que intentan averiguar quién es el más productivo. Es una buena manera de realizar un seguimiento del progreso individual a lo largo del tiempo, incluso para individuos.
Cuidadosamente flexible
El diseño cuidadoso y la flexibilidad de Asana la convierten en una poderosa aplicación de administración de tareas para una amplia gama de tareas personales y en equipo. También merece elogios por su completo conjunto de funciones y diversas vistas de flujo de trabajo. Asana gana un premio Editors' Choice para aplicaciones de colaboración por todas estas razones.
Asana
PROS
- Diseño flexible, rápido y moderno
- Versión gratuita capaz
- Rica en características
- La vista de línea de tiempo facilita la gestión de dependencias
CONTRAS
- No es ideal para trabajos con muchos gráficos
- Los precios son ligeramente más altos que los de la competencia.
Preguntas frecuentes sobre la revisión de Asana
¿Qué es exactamente la plataforma Asana?
Asana es una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a mantenerse enfocados en las metas, proyectos y tareas diarias que ayudan a su empresa a crecer. El nombre está inspirado en la práctica del yoga, donde Asana es el asiento que se usa para la práctica de la meditación; de hecho, el logotipo de tres puntos parece una persona meditando en una posición de Asana.
¿Qué es el complemento Asana Chrome?
La extensión o complemento oficial de Chrome de Asana te permite agregar y buscar tareas de Asana desde cualquier página web. Debido a que Asana es una aplicación web, la usarás principalmente a través del navegador, por lo que usar el complemento de Chrome te facilita la vida.
¿Qué es la aplicación de escritorio de Asana?
La aplicación de escritorio nativa de Asana elimina las distracciones para que puedas concentrarte en lo que importa. Puede descargar la aplicación de Asana para su sistema operativo, iniciar sesión con su correo electrónico en la web y será dirigido a la aplicación de Asana. También hay una aplicación móvil nativa para trabajar con Asana sobre la marcha.
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